To bedre alternativer til en av verdens mest populære Excel-formler

Excel er et universalverktøy for tallgymnaster overalt – ikke minst innen regnskap! FINN.RAD (VLOOKUP) er en av programmets mest brukte formler, men den er lite fleksibel og svært ressurskrevende. Her er to gode alternativer.

Et munnhell sier at hvis det eneste verktøyet du har er en hammer, ser selv skruer ut som spiker.

For mange av oss som jobber mye med tall, er det kanskje litt sånn det er med Excel: Vi bruker det til å utføre kontantstrømsanalyser og beregne nåverdier, og da vil vi like gjerne bruke det til å organisere vaktlister på jobben, feriereiser på privaten eller bordsettingen til bryllupsfesten.

En veldig mye brukt formel i Microsofts storselger er FINN.RAD, som kan brukes til å finne ut hvilken rad i en tabell som inneholder en bestemt verdi, og så bruke den kunnskapen til å hente ut et datapunkt på den raden. Formelen har imidlertid en del begrensninger; den betinger at dataene er satt opp på en bestemt måte, og den er svært ressurskrevende ved bruk på litt større tabeller, for bare å nevne to.

Hvis du ikke er kjent med FINN.RAD, har vi en god nyhet: Da kan hoppe over det som stadig flere mener er en uvane og gå rett på å lære deg to gode alternativer. Og hvis du er blant formelens trofaste brukere (eller kanskje til og med edsvorne fans), har vi også en god nyhet: Nå går vi rett på å lære to gode alternativer!

VELG-funksjonen (CHOOSE)

VELG er en annen formel som kan plukke ut verdier fra en liste basert på et gitt kriterium og returnere dem etter behov. Sett for eksempel at vi vil lage en funksjon som finner ut hvilken ukedag det var på en gitt dato. Da kan vi gjøre sånn:

I B-kolonnen har vi en liste over ukedager, og i C7 står det en tilfeldig utvalgt dato. Vi kan bruke UKEDAG (se formelen som står i celle D7 i den store, røde sirkelen øverst på bildet) til å finne ut hvilken ukedag dette var, men da vil Excel bare returnere et tall (verdien i celle D7 – den lille, røde sirkelen).

Dette tallet kan vi imidlertid dytte inn i VELG-formelen (den store, blå firkanten nederst viser hvilken formel som står i celle D8), og bruke det til å hente ut den riktige verdien fra B-kolonnen – altså lørdag, som det fremgår av celle D8. Hvis du endrer verdien i celle C7, vil D7 og D8 oppdatere seg tilsvarende.

Dersom du hadde brukt FINN.RAD-formelen, ville du vært avhengig av å plassere nummereringen i kolonne A, men den trengs ikke i VELG-funksjonen – der er det rekkefølgen verdiene er spesifisert i formelen som er utslagsgivende. Det er også derfor disse verdiene må velges individuelt – de kan ikke defineres som et område (som i dette tilfellet ville vært B5:B11).

Dette kommer best til sin rett når du skal hente ukedag ut av en lang rekke datoer, som eksempelet i bilde 2 viser.

Merk også at det ikke er nødvendig å ta steget via en egen kolonne (G) med formelen hvor vi henter ut ukedagen, sånn som vi har gjort i dette eksempelet. Dette kunne like gjerne vært gjort direkte i selve formelen, som da ville sett slik ut: =VELG(UKEDAG(F5);B5;B6;B7;B8;B9;B10;B11)

Langt, grisete og uoversiktelig? Absolutt, men det funker som bare det. Og vi er bare så vidt i gang!

INDEKS og SAMMENLIGNE – 1 av 2, litt enkelt

Det er likevel mye mer kraft i kombinasjonen av de to funksjonene SAMMENLIGNE (MATCH) og INDEKS (INDEX), ikke minst dersom du skal lage dashboards som gjør det enklere for andre (kunder?) å gjøre oppslag – uten å gi dem tilgang til til rådataene! La oss begynne med et enkelt eksempel, og først ser vi på SAMMENLIGNE.

I kolonnene A og B i eksempeltabellen under, ser vi en (fiktiv) tabell over salget av en bilmodell, fordelt pr. farge, i 2022. Hvis vi for eksempel skal finne ut hvilken rad som inneholder informasjon om hvor mange hvite biler som ble solgt, gjør vi det med formelen =SAMMENLIGNE("Hvit";A3:A7;0). Denne leter etter kriteriet “Hvit” blant verdiene i cellene A3 til A7 (det gule feltet), og når vi setter “0” til slutt, tvinger vi Excel til å finne den eksakte verdien istedenfor noe som bare ligner. Det er denne formelen vi har satt inn i celle E5 (i blått), som forteller oss at “Hvit” står på rad 2 i datasettet.

Det kan kanskje være litt forvirrende at Excel her snakker om rad 2, siden verdien (altså “Hvit”) ligger i celle A4? Men her avgrenser Excel seg til bare det datasettet vi har spesifisert, altså cellene A3:A7 (igjen, det gule feltet), og verdien vi søker ligger jo i den andre raden av disse.

Og så legger vi plasseringen av denne verdien inn i funksjonen som slår opp det korresponderende salgstallet: =INDEKS(B3:B7;E5;1), se i det røde feltet på illustrasjonen. Her ber vi formelen ta utgangspunkt i det som står i området B3 til B7 (det turkise området), og hente ut verdien vi fant med den forrige formelen.

Ettallet til slutt i parentesen er med i denne runden for å spesifisere at det er snakk om kolonne nr. 1 i området. Siden det bare er én kolonne i dette eksempelet virker dette kanskje litt overflødig, men det må likevel til for at formelen skal gi oss riktig svar: 3366 eksemplarer.

Igjen, alt dette kan vi sette inn i én, lang formel: =INDEKS(B3:B7;SAMMENLIGNE(“Hvit”;A3:A7;0);1)

INDEKS og SAMMENLIGNE – 2 av 2, mer avansert

La oss ta et litt mer avansert eksempel, som virkelig viser muskelkraften i denne formelen i forhold til FINN.RAD: Vi har en tabell med biler i de samme fargene, men nå i to forskjellige bilmodeller og med (igjen, fiktive) salgstall for to år. Så hvordan finner vi ut hvor mange hvite Modell 3 som ble solgt i 2021?

Her må vi finne raden som både har riktig bilmodell og riktig farge. For at formlene ikke skal bli altfor lange og uoversiktelige, har vi satt opp disse to kriteriene i hver sin celle. Derfor begynner formelen (den står i celle G13, og er spesifisert i F17) med en instruks om hva det er som skal finnes: innholdet i celle G10 (“Modell 3”, for anledningen markert i blått) og innholdet i celle G11 (“Hvit”, uthevet i rødt på figuren). Når disse to verdiene knyttes sammen med et &, skjønner Excel at begge disse kriteriene skal innfris.

Deretter spesifiserer formelen de to områdene hvor disse verdiene skal finnes – A10:A19 for det første kriteriet (også det markert i blått) og B10:B19 for det andre (i rødt) – og igjen 0 på slutten for tvinge Excel til å lete etter eksakte verdier. Resultatet av denne formelen ser du i celle G13 (markert med en mørk gråfarge på figuren), og 7 indikerer altså hvilken rad i tallsettet som inneholder verdiene det spørres etter.

Denne gangen har vi imidlertid enda en dimensjon i form av tall fra to ulike år, og vi må fortelle Excel hvilket av disse årene vi vil ha tall fra ved å peke på riktig kolonne. Det ordner vi med å bruke SAMMENLIGNE igjen (se i celle F18 formelen som ligger i celle G14). Der spesifiserer vi at formelen skal lokalisere innholdet i celle G12 (markert med gult) i området C9:D9 (markert med turkis), og deretter fortelle oss hvilken kolonne det finnes i. Denne formelen ser du i celle F18, og det er resultatet av denne – 2 – som står i celle G14 (markert med en lysere gråfarge).

Da blir det en enkel sak å sette alt dette sammen i formelen vi har i G15 (det er den du ser spesifisert i celle F19): Der får INDEKS-formelen beskjed om å gå inn i området C10:D19 (markert med lilla) og hente ut verdien som ligger i raden fra den første SAMMENLIGNE-formelen (den mørkegrå i G13) og i kolonnen fra den andre (den lysegrå i G14): Svaret blir 3347, som du ser markert med en sort oval på figuren.

Og ja, du kan naturligvis sette også alt dette inn i én diger og ganske uoversiktelig formel: =INDEKS(C10:D19;SAMMENLIGNE(G10&G11;A10:A19&B10:B19;0);SAMMENLIGNE(G12;C9:D9;0))

Andre forslag

Hvis alt dette ble litt for enkelt, eller hvis du bare ønsker å prøve ut en annen måte å gjøre det samme på, går det an å prøve formlene XSAMSVAR (XMATCH) og XOPPSLAG (XLOOKUP). Disse er riktignok bare er tilgjengelige for deg som har abonnement på Microsoft365 – her er en Youtube-video som forklarer hvordan de fungerer. De gjør langt på vei det samme som vi nå har vært gjennom, men med litt flere funksjoner og noe mer fleksibilitet.