Over Oslo – og på budsjett

Hvordan styrer man økonomien for å gi 20 000 mennesker fire kvelder med gode musikkopplevelser? Syv vellykkede sesonger har gitt OverOslo følgende oppskrift: Budsjettdisiplin, forsiktig vekst og mye kjærlighet.

Selv om det ennå er flere uker igjen til startskuddet går for OverOslo 2018 når vi møter Thorkild Gundersen på Grefsenkollen, er han og teamet allerede godt i gang med forarbeidene.

Faktisk står han midt i et lite skogholt og rydder kvist sammen med to andre, men vi klarer å rive ham løs fra arbeidet for en kort prat om noe som svært få festivalgjengere skjenker en tanke: Budsjettering. Det å ha kontroll på finansene er en paradegren i festivalenes verden, og som én av to festivalsjefer for OverOslo medgir Gundersen at det kan være krevende.

– Alle inntektene dine handler om fire dager med arrangement, mens resten av året handler om å planlegge opp- eller nedrykk, alt ettersom hvordan de fire dagene gikk. Det er veldig mye som står på spill på kort tid.

Takler å booke

– Vanligvis er den største utfordringen ved en festival å vite hvor mange som kommer, for artistbooking og billettinntekter er de to største postene på budsjettet. OverOslo er i den heldige stillingen at billettene selges svært tidlig. Fredagen vår ble utsolgt allerede i oktober i fjor, forteller Gundersen.

Det betyr at det kommer 5 000 mennesker for å se et program hvor DumDum Boys står øverst på plakaten, som for øvrig inneholder Raga Rockers, Violet Road, Bare Egil Band og Sol Heilo. OverOslo går i år fra onsdag til lørdag, og i skrivende stund er det faktisk bare lørdagen det er noen få billetter igjen til.

– Mange festivaler feiler fordi de booker artister som er litt dyrere enn de har råd til. Vi setter opp booking-budsjett med en gitt sum for hver dag. Det betyr at om vi går over budsjettet én dag, må vi spare en av de andre dagene. Dette har vi holdt oss knallhardt til. Det gir også en trygghet, for når det er utsolgt kjenner du inntektene dine, og da går det stort sett bra.

Oppstart på tre år

Det har ikke alltid vært så lett, understreker Gundersen. For eksempel var det ingen som ante hva OverOslo kunne bli da det ble arrangert for første gang i 2011.

– Det er alltid vanskelig å starte en sånn festival, og vi visste jo ikke helt hva vi drev med da vi startet. Men vi lagde budsjett for det første året også, selv om summene var mye mer beskjedne den gang, minnes Gundersen.

De begynte i det små med norske navn på plakaten; artister som Bjørn Eidsvåg, deLillos, Unni Wilhelmsen og Penthouse Playboys stilte opp, med svenske Bo Kaspers Orkester som eneste representant fra det store utland. Den gang gikk festivalen fra tirsdag til fredag og skjedde helt og holdent på dugnad fra arrangørenes side.

– Vi ante jo ikke hvor mange det ville være plass til her oppe, men tenkte kanskje 2 000 mennesker hver av dagene. Det vi var helt sikre på, var at det var et fint sted å ha konsert. Vi så for oss at vi kunne sette opp en scene og rydde bort litt kvist og kvast, og begynte å selge billetter. Etter 2 500 sa vi at det var utsolgt, men da konsertene var i gang, skjønte vi jo at det var plass til mange flere, forteller han.

En annen ting de oppdaget, var omfanget av det bredere kostnadsbildet. Én sak var artistene, men hvem kunne ha visst at det kostet såpass mye med scene, lys og lyd, transport, catering til artister osv.

– De første tre årene gikk vi i null eller litt minus. Vi tapte ikke egentlig penger. Vi gjorde bare en hel masse jobb som vi ikke fikk betalt for. Men vi lærte nok til at vi kunne drive videre.

Velsignet og forbannet

Etter tredje året skjønte Gundersen og hans festival-medgründer Lars Fosdahl, to viktige ting: Festivalen måtte profesjonaliseres, og nå hadde arrangementet nådd et nivå hvor det var økonomisk rom til at de kunne ansette seg selv.

Fosdahl var først ute til å gå inn i en 100 prosents stilling, litt etterpå kom Gundersen inn på 60 prosent (han bruker resten av tiden sin på å være frilansjournalist). Senere har de fått inn ytterligere én altmuligperson på heltid, og de arbeider dessuten tett med folkene som driver restauranten på Grefsenkollen – økonomisjefen der, Henrik, er med når festivalens budsjetter utformes.

– Med støtten derfra, og med en egen organisasjon på to og en halv stilling som driver med dette gjennom hele året, kan vi planlegge og bli profesjonell i alle ledd. Hvert år har vi fått bedre kontroll på omtrent hvor mye folk legger igjen her i kroner og øre, og med de historiske dataene vi nå sitter på, bommer vi ikke så mye lenger, sier Gundersen.

Med profesjonell drift melder trangen til ekspansjon seg. OverOslo har fått inn sponsorer og løftet arrangementet noen hakk med det, og dessuten har de økt billettprisen slik at den nå ligger på nivå med Øya-festivalen – det er bedre i tråd med publikums betalingsvilje, og har betydd mye for inntektssiden. Gundersen forteller imidlertid at det er ett ekspansjonsgrep som beliggenheten og den omkringliggende naturen har forskånet dem for:

– Det er én festival-felle som mange går i: De ser at de selger 5 000 billetter det ene året, og øker derfor til 7 000 neste år – og da går de gjerne på en økonomisk smell. For OverOslo er det både en velsignelse og en forbannelse at det ikke er plass til mer enn 5 000 på denne kollen.

– Når alle fredagsbillettene blir utsolgt allerede i oktober året før, skulle vi naturligvis gjerne kunne solgt ytterligere 1 000 billetter, men det gjør vi ikke – da blir det ikke noen god opplevelse. Ingen skal måtte stå 20 minutter i kø for å kjøpe øl eller tisse. Alt dette betyr at vi må ha flere på jobb, flere busser i operasjon, og høyere bemanning i barene. Det koster, men alternativet er at folk kanskje ikke koser seg like mye og ikke vil komme tilbake neste år. Det ønsker vi jo ikke, sier han.

Cand. Festival

Når vi snakker med Gundersen, er det halvannen måned igjen til de første akkordene dundrer ut over festivalgjengerne på Grefsenkollen og de fire dagene som hele OverOslo handler om. Men apparatet bak festivalen har vært i sving i flere uker allerede:

– På vårparten kommer prosjektlederne inn. Noen jobber frivillig, men de som har konkrete, sentrale ansvarsområder kommer inn på lønnet basis. Det gjelder for eksempel dem som har ansvaret for å håndtere backstage-området og artistpleie, salgs- og handelssjef, profesjonelle barsjefer og restaurantsjefer.

Mange av disse er unge mennesker, noen av dem fra studier hvor erfaring med festivaler er veldig relevant og ettertraktet. Gundersen er veldig fornøyd med at storparten av dem kommer igjen år etter år – det er en kjempefordel å ha folk som kjenner arrangementet, arenaen og driften godt.

Som et eksempel nevner han Julie Enger, som i år skal styre backstage og artisthåndteringen. Hun er bare 21 år gammel, og studerer til daglig prosjektledelse i Madrid, men kommer hjem for å ha dette ansvaret under arrangementet. Hun har deltatt på OverOslo-arrangementet og bidratt backstage hvert år siden hun var 17, og i år er hun øverste leder, forteller Gundersen.

– Det er ekstremt viktig for oss å ha folk som vi kan stole på og som fungerer under press. Som festivalsjefer sitter vi i månedsvis og planlegger alt som skal skje; publikumsflyt, mat, busser, artister og alt sammen, men når selve uken kommer, må vi overlate jobben og ansvaret til andre, sier han.

It takes a village...

Men det er altså ikke bare prosjektansatte som kommer inn – OverOslo har også et stort apparat av frivillige som jobber i barene, som trivselsvakter, med transport, klargjøring, og med opprigg eller miljø og opprydding.

– Det er et puslespill å få alt dette på plass, men det er jo en familie som driver med dette, og vi bruker en del ressurser på å skape det engasjementet og den kjærligheten som skal til. Vi har to fester i året for de frivillige; en kick-off på våren før det hele setter i gang, og en på høsten, for å takke for året som gikk. For de som er prosjektansvarlige har vi enda noen flere arrangementer. De har jo ikke OverOslo som heltidsjobb, men deres innsats er veldig viktig for festivalen, sier han.

– Vi er naturligvis glade for alle våre frivillige som gjør en fantastisk innsats, men det er særlig givende å jobbe med unge mennesker. Mange av de som engasjerer seg her er gjerne tidlig i tyveårene, og det kommer veldig mye god og positiv energi ut av å jobbe med unge mennesker som brenner for ting!