Nå går EHF-toget!

Bruk av EHF-ordreprosess er i vekst. Er du som regnskapsfører i posisjon til å bistå kundene med oppsett av et innkjøpssystem – og effektivisere hverdagen deres?

I 2017 stod EHF-ordre-toget ennå på perrongen, men siden da har EHF-ordreprosess vært i økende vekst.

– Som regnskapsfører er du i en unik posisjon til å bistå kundene! Som bedriftens nærmeste rådgiver får du kontroll på de inngående fakturaene allerede ved en gjennomført bestilling og automatiserer kundens bokføringsprosess, forteller Elisabeth Bondoux i Vieri, som har spesialisert seg på EHF-meldingsformidling rundt innkjøpsprosess. – Inngående faktura kan være godkjent og foreslått kontert allerede før den i det hele tatt er produsert!

Elektronisk handelsformat (EHF) er utgangspunktet for en kjempeeffektivisering hos virksomheter med flere leverandører. Ved å integrere innkjøpssystem som bruker EHF-formatet med inngående fakturasystem og regnskapssystem, samles og sikres gjenbruk av data som gir god struktur, kontroll og høy datakvalitet.

God kontroll ved gjenbruk av data

Når innkjøpene baserer seg på EHF-formatet, sikres gjenbruk av data fra første ledd helt inn til faktura.

Dataene fra EHF-varekatalogen danner en EHF-ordre og er grunnlaget for EHF-fakturaen. Alt er sporbart og henger sammen i en elektronisk kjede.

Inngående faktura kan altså være godkjent allerede i bestillingsøyeblikket – på ordrenivå. Det krever at regnskapsfører har satt seg inn i ordreprosessen, og hele det digitale bildet fra bestilling til bokføring.

Forslag til konteringen skjer i innkjøpssystemet, som henter informasjon fra regnskapssystemet. På den måten blir flere av stegene i prosessen flyttet, slik at regnskapsfører må ha kontroll på data i innkjøpssystemet.

– Jo tidligere regnskapsfører er med – setter opp og vedlikeholder – jo enklere er det å ta i bruk full automasjon og stole på prosessen, hevder Elisabeth i Vieri.

Regnskapsførers rolle

Med effektiviseringen og automatiseringen får både kunde og regnskapsfører en mer strukturert hverdag.

Regnskapsføreren kontrollerer konteringen, og kan administrere og vedlikeholde både innkjøps- og regnskapssystemet.

– Det er svært nyttig for både kunde og regnskapsfører at regnskapsfører kan oppsett av innkjøpssystem. Forståelse for oppbygning av innkjøpssystem er også en fordel om du som regnskapsfører har kunder som er leverandører, hevder Bondoux:

– Leverandørene vil typisk trenge bistand til å sette opp EHF-varekataloger og distribuere disse til innkjøpssystemer hos sine kunder. I tillegg må leverandøren kunne motta EHF-ordre og sende EHF-ordresvar.

– Med inntoget av EHF-ordreprosess blir regnskapsførers hverdag mye mer strukturert, ved at alt samles i ett format som gir god kontroll. Sammen med høyere datakvalitet, både på inngående og utgående faktura, gir det færre feil i prosessen, forteller Bondoux.

Verdi for kunden

Verdien i gjenbruk av data er stor for kunden: Ingen sitter manuelt og puncher. Ved å benytte EHF-ordreprosess vil det være mulig å kjøre full automatisk ordreprosess frem til godkjent betaling av inngående faktura.

– Det er tidsbesparende, og ikke minst en trygghet for kunden, at gjenbruk av data minimerer risiko for feil og at alt kan spores tilbake til bestilling, da alle ledd i ordreprosessen frem til fakturering er en del av en digital kjede, forteller Elisabeth. – Regnskapsfører kan her bistå kunden med oppsett av innkjøpssystemet, hvor en stor gevinst er at de blir mer effektive internt og har bedre kontroll. Bedriftene benytter trofast sine leverandører som de har avtale med, og dette er en verdi for leverandøren også.

At kostnaden ved å ta i bruk systemene har blitt lavere, gjør at systemene blir tilgjengelig for stadig flere virksomheter. Og når innkjøperne bruker systemene, må leverandørene også forholde seg til EHF-formatet.

– For leverandørene betyr dette at de får inn ordrene på en strukturert måte. Det er gull for småleverandører som gjerne bruker mye tid på administrasjon! Ikke noen lister og lapper med ordre som skal hastepunches før fakturering i en termin.  Alle ordre stiles inn i ett format, og i det en vare er bestilt er ordren skapt hos leverandøren.

Råd til regnskapsfører

EHF som standard vil legge mange føringer fremover som alle må tilpasse seg; både innkjøper, leverandør til kunde og regnskapsfører.

Regnskapsførere som tar en styrende rolle for å få flyttet kundene sine over på EHF-katalogprosess og EHF-ordreprosess bidrar til en bedre datakvalitet hos kundene sine.

– For å få til gjenbruk av data vil en innføring av elektroniske innkjøpsløsninger være en forutsetning for å lykkes. Det er derfor et fortrinn for deg som regnskapsfører å tilegne deg kunnskap om og eierskap til EHF-ordreprosess og mulighetene dette gir kunden, sier Elisabeth Bondoux.

Hvor bør du starte?

• Sett deg inn i hva EHF-ordreprosess innebærer og består av
• Finn ut hvem av dine kunder det er relevant for
• Sett deg inn i hvordan det kan etableres hos kunden