Her er de vanligste feilene kvalitetskontrollørene møter

Kvalitetskontrollen er et sentralt element i autorisasjonsordningen, og en god anledning for regnskapsforetaket å vise at de holder det kvalitetsnivået som skal til. Dessverre er det enkelte lett unngåelige feil kontrollørene støter på år etter år.

Siden 1999 har kvalitetskontroll av regnskapsforetak vært et viktig element i arbeidet med å sikre at foretakene og de statsautoriserte regnskapsførerne som jobber der, holder et tilstrekkelig høyt nivå på sine tjenester.

I 2022 ble det gjennomført 187 ordinære kontroller og 33 etterkontroller. I tillegg ble det gjennomført 31 såkalte kontorkontroller – kontroller av mindre foretak uten stedlig visitt til foretaket – og 12 etterkontroller av disse. De stedlige visittene gjøres for øvrig som Teams-møter.

Ved fjorårets 263 kontroller førte skjerpede krav til hvitvaskingsområdet til at en noe større andel av foretakene ikke passerte nåløyet (både i hoved- og etterkontroll). Dette er særlig tungt for de mindre foretakene, men det har vist seg at også de litt større kan ha utfordringer.

Krevende regelverk mot hvitvasking

For de ordinære hovedkontrollene falt andelen godkjente foretak fra 85 til 76 prosent, og resultatet fra etterkontrollene var i tråd med dette – andelen godkjente falt der fra 85 til 73 prosent. I kontorkontrollene falt godkjentprosenten fra 51 til 39 prosent, men her var det flere som passerte etterkontrollen (økning fra 14 til 33 prosent.

– Dette betyr ikke nødvendigvis at kvaliteten generelt er blitt svakere, for vi ser positiv utvikling på en rekke områder, sier Grete Vistnes, Seniorrådgiver/Statsautorisert revisor i Regnskap Norge.

– Finanstilsynets tematilsyn i 2021 viste imidlertid at våre kontrollører måtte skjerpe sine vurderinger av foretakenes rutiner og prosesser på hvitvaskingsområdet. Disse er underlagt et krevende regelverket som ennå ikke har «satt seg» helt hos alle våre medlemmer, men nå begynner det etter hvert å bli noen år siden loven trådte i kraft, og da forventer myndighetene mer, fortsetter hun.

Enkelte enkle mangler

Det er altså arbeidet med hvitvaskingsloven som skaper mest hodebry for medlemmene. Feilene varierer, men det mest gjennomgående er at de ansvarlige har benyttet standardmaler for risikovurdering og hvitvaskingsrutiner uten i tilstrekkelig grad å ha gjort konkrete vurderinger og tilpasninger til egen virksomhet.

Det er imidlertid også noen andre feil som går igjen, noen av dem langt enklere å rydde av veien. Et positivt trekk fra 2022-kontrollen var at det var færre overtramp her enn tidligere, og håpet er at denne utviklingen vil være synlig også i årets kontrollrunde. «The usual suspects» er som følger:

Utkontrakteringsoversikt: Regnskapsforetak må ha en oppdatert oversikt over avtaler om utkontraktering, som for eksempel ekstern IT-drift og programvare. Noen foretak manglet helt en slik oversikt, hos andre fantes den, men var mangelfull.

Oppdragsavtale: Litt overraskende er det at flere foretak har mangler i sine oppdragsavtaler. Noen avtaler hadde mangler på angivelse av oppdragsansvarlig eller databehandleravtale, andre viser ikke hvilke frister som skal gjelde. Her er det verdt å merke seg at kravet om å angi den oppdragsansvarlige i oppdragsavtalen har utgått i ny regnskapsførerlov, slik at dette ikke vil utgjøre en mangel fra 2023.

Periodisk rapportering til kunde: De vanligste feilene her, er at rutinene for rapportering ikke samsvarer med det som står i oppdragsavtalen, og at rapportene mangler kommentarer.

Beredskapsplan: Tidligere var dette en av de vanligste feilene kontrollene avdekket. Regnskapsforetak må lage en beredskapsplan for hva som må gjøres dersom IT-systemene går ned. Den vanligste feilen er at foretaket ikke har en slik plan i det hele tatt, det nest vanligste er at den er mangelfull eller ikke er testet.

Rutiner for kvalitetskontroll: En annen gjenganger er at foretaket mangler system for å utføre og dokumentere tilstrekkelig kvalitetssikring. Dermed kan de da ikke dokumentere at de har utført alle punkter som er listet opp i GRFS 5.2 om tilstrekkelig kvalitetssikring av oppdrag.

Fokus på hvitvasking fortsetter

Vistnes forteller at regnskapsforetakene som nå har fått melding om at de er plukket ut til kontroll, kan vente seg at arbeidet med reglene mot hvitvasking vil tillegges stor vekt også i år.

– Vi ser at de foretakene som har anskaffet IT-systemer til hjelp med å håndtere kvalitets- og hvitvaskingsarbeidet på en profesjonell og regelmessig måte, har store fordeler når de kontrolleres, sier hun – og ønsker alle lykke til med årets kontroll.