Fokus på kvalitet i regnskapsarbeidet 23.mai

Det finnes ingen godkjenningsordning for lovpålagt kundekontroll. Signant er en anerkjent leverandør, så vi har ingen grunn til å tro annet enn at det er trygt å benytte dette systemet.

Kvalitetsansarlig skal sørge for at regnskapsforetaket til enhver tid har forsvalig kvalitetstyring. Hen må være bevisst hvilket ansvar og oppgaver som ligger i rollen og ha nødvendig kompetanse og kapasitet til å ivareta rollen. Regnskapsforetaket må tilrettelegge for at kvalitetsansvarlig har den nødvndige myndighet til å ivareta rollen på en forsvarlig måte, både formelt og i praksis. Dersom rollen ikke kan ivaretas godt nok må kvalitetsansvarlig trekke seg fra rollen.

Dette fikk vi ikke gjennomført i webinaret, men vi kan vise til vår teknologiundersøkelse hvor Regnskap Norges medlemmer ble spurt om hvilke økonomisystemer, lønnssystemer, årsoppgjørssystemer og kvalitetssikringssystemer de benytter. https://www.regnskapnorge.no/teknologi-og-innovasjon/okonomisystemer/

Oppbevaring av oppdragsdokumentasjonen i for eksempel tekstbehandlings- eller regnearkformat aksepteres, så lenge regnskapsfører mener at sikringen totalt sett er betryggende, jf. GRFS 12.7.

Vi kjenner ikke til systemer som ivaretar en helthet i ivaretakelse og sletting over flere systemer. Derfor er det viktig å lage gode rutiner for innleggelse av personopplysninger, forvaltning av dem og sletting når formål og/eller hjemmelsgrunnlag ikke lenger er til stede. Rutiner kan være hendelsesbaserte, eksempelvis rutiner når en ansatt hos kunden begynner, eller periodisk, eksempelvis en årlig gjennomgang av personer i lønnssystemet for å se om formålet med personopplysningene ikke lenger er til stede og de kan slettes.

Vi besvarte i webinaret at Skjema 7.2.3 i KS komplett er under oppdatering, og det stemmer. Spørsmålet etterlyser en mal eller eksempel på risikovurdering av utkontrakteringen. Det er tenkt å gi et eksempel/veiledning på dette i den nye versjonen.

Regnskapsforetaket skal kunne dokumentere innholdet og gjennomføringen av opplæringen. Eksempel på dette kan være kursbevis på gjennomført kurs innen hvitvaskingsregelverket, eller referat fra et fellesmøte e.l. som viser navn på medarbeide som har deltatt, hvilken opplæring som er gitt og når opplæringen er gitt. "Loggen" i opplæringsplanen i KS Komplett (dokument 5.1.4) kan også benyttes.

I utgangspunktet kan helt enkle borettslag og eierseksjonssameier plasseres i kategorien lav risiko, men det må selvfølgelig gjøres en individuell vurdering av hver enkelt kunde. Borettslag og eierseksjonssameier kan ikke settes i lav kategori hvis de driver med omfattende vedlikehold/påkostning eller utfører andre spesielle tiltak. Videre er børsnoterte selskaper er antatt å ha lav risiko fra myndighetenes side, og det samme gjelder offentlig forvaltningsorgan og offentlig eid selskap. Lav risiko krever hyppig oppdatering av klassifiseringen, og krever dessuten god begrunnelse. Det er nok ofte enklere å klassifisere med normal, for det innebærer jo kun at oppdraget behandles som et normalt oppdrag uten særskilte tiltak.

I skjemaet fremgår det at kundeforholdets formål er bakgrunnen for at kunden ønsker å opprette det aktuelle kundeforholdet og benytte tjenestene. Videre at kundeforholdets tilsiktede art gjelder hvordan kunden skal bruke tjenestene til regnskapsforetaket. Se også kapittel 4.2 i Finanstilsynets rundskriv 4/2022. Vær oppmerksom på at det ikke lenger er nok å henvise til oppdragsavtale.

Kunder som underlegges forsterkede kundetiltak, er ikke en ensartet gruppe. Regnskapsforetaket må håndtere høyrisikokunder ut fra den konkrete arten og risikograden kunden representerer. Hvilke kundetiltak som vil være tilstrekkelige, og etter hvilken hyppighet, må vurderes ut fra den konkrete risikoen. Finanstilsynets Rundskriv 15/2019 pkt. 4.8 og Rundskriv 4/2022 pkt. 4.8.2 kan gi noe veiledning.

Før sommeren vil Regnskap Norge publisere et skjema for risikovurdering av kunden som kommer fra KS Komplett inn i RN Kundesjekk. Vi vuderer fortløpende om det er andre skjemaer i KS komplett som også burde ligge i RN Kundesjekk

Tipsroboten er programert generisk i RN Kundesjekk og gir deg endringer på oppslag uavhengig av alder på oppslaget. Om svaret ikke er dekkende, så kan du sende epost til audun@regnskapnorge.no

Dok. 5.1.1 er selve hvitvaskingsrutinen. En slik eller tilsvarende rutine er regnskapsforetak pålagt å ha. RN Kundesjekk er et verktøy som er til hjelp for å oppfylle rutinen. Før sommeren vil RN Kundesjekk inneholde et skjema for risikovudering som er hentet fra Dok 5.1.1 og erstatter (mye av) det som i KS Komplett kalles kundetiltaksskjema.

Nei, det er ikke nødvendig å ha kundens bekreftelse av dokumentasjonen på kundens interne rutiner

Rutine for årsoppgjør kommer neste uke. Rutine for oppdragsdokumentasjon kommer i begynnelsen av juni. I tillegg gjenstår sjekkliste for kvalitetsansvarliges internkontroll. Denne kommer i løpet av sommeren.

Regner med at dette handler om det kontaktpersonen har lagt inn i egenerklæringen. Denne dokumentasjonen lagres.

Nei, man må ikke ha et digitalt verktøy for å gjennomføre kundetiltak. I KS Komplett finner du manuelle skjemaer som kan benyttes, se kapittel 5.2 og 5.3. Derimot vil et kundekontrollsystem, som for eksempel RN Kundesjekk avhjelpe regnskapsforetaket med innhenting av opplysninger om kunden og dokumentasjon av disse.

Ja, inkassotjenester anses som utkontraktering jf punkt 3 bokstav f i https://www.finanstilsynet.no/contentassets/9f76ac1a390a44218b285b61bb13e19a/veiledning-om-utkontraktering.pdf

Skjemaet henter ikke informasjon fra søket, men vil punkt for punkt be deg om å ta stilling til hva søket har avdekket. I tillegg spør skjema deg om din generelle kunnskap om kunden. Ved å fylle ut skjemaet har du dokumentert hva du vet, hvordan du velger å risikokassifisere kunden samt hvilke tiltak du mener er riktig å iverksette. Herunder også svakhet ved tiltakene og restrisiko.

Et regnskapsforetak skal følge relevante regler gitt i regnskapsførerlov, GRFS, hvitvaskingslov, personvernlov, risikoforskirft mv. Det er viktig at foretaket jobber jevnlig med å sørge for at rutiner er på plass samt sikrer etterlevelse av disse. Vi anbefaler at det arbeides med forbedringer frem mot kontroll slik at foretaket er godt forberedt når kontrollen starter.

Dersom det er endringer som medfører utarbeidelse av ny oppdragsavtale må den signeres. Det er ikke påkrevd med signatur ved endringer som gjøres ved påtegning eller på annen måte. Endringen må loggføres med henvisning til dokumentasjon som er gitt til oppdragsgiver. Det er alikevel ikke noe i veien for innhente signatur når det vurderes som hensiktsmessig.

Vi kan ikke uttale oss om hva som er best, men vi har utarbeidet abonnementsproduktet KS Komplett til dette formålet.

Vi skal komme med egen hvitvaskingsrutine for de som benytter RN Kundesjekk. Dette er dessverre forsinket, men kommer over sommeren.

Regnskapsfører skal ha tilstrekkelig forståelse for oppdragsgivers virksomhet til å kunne identifisere og forstå hendelser, transaksjoner og andre forhold som kan ha vesentlig betydning for oppdraget etter GRFS 5.3. I et lite holdingselskap kan det eksemplevis være relevant å beskrive eierstruktur og eventuelle endringer, internkontroll hos oppdragsgiver, spesiallovgivning som fritaksmetode etter skatteloven, type investeringer og endringer, uvanlige/vesentlige transaksjoner, långivere, vesentlige avtaler mv.

Takk for innspillet. Innholdet i KS Komplett er ment å være tilpasset de små og mellomstore. Det vi helt klart ser er at vi kan forenkle for de som driver helt alene. Er det minst to ansatte, er det dessverre ikke så mange forenklinger vi kan få gjort. Når det er sagt, arbeider vi med å lage veiledere på det meste av innholdet. Dette gjør at det blir enklere å tilpasse innholdet til den faktiske virksomheten.

RN Kundesjekk er stadig i utvikling og vi er veldig mottakelig og avhengige av å få innspill. Jeg foreslår at dersom du har innspill til skjemaer så tar du kontakt med audun@regnskapnorge.no, så kan dere ta en prat om behovene og hva som er løsbart på kort og lang sikt. Dersom det er ren tekst ved utsendelser i signeringsløsningen det er snakk om, så skal det være mulig å få allerde i dag. Her kan du også ta konntakt med Audun.

Avtalen må oppgis i utkontrakteringsoversikten, og oversikten må inneholde opplysninger ihht §4 i Forskrift om meldeplikt ved utkontraktering av virksomhet mv. Et viktig tilleggsmoment er at det må legges inn kontaktopplysninger mv i beredskapsplanen, slik at det ved en hendelse er lett å komme i kontakt med leverandøren og sikre gjenoppretting til stabil drift.

Det stemmer at dok. 1.1 skal oppdateres. Dette skjer til høsten. Hvis det ikke er endringer som påvirker dok. 1.1, skal det i utgangspunktet holde å henvise til at det ikke er materielle endringer. Hvis det derimot er endringer som påvirker dok. 1.1, må denne oppdateres.