Dette er oppdragsansvarliges rolle og ansvar

Oppdragsansvarlig skal ivareta kvalitetsstyringen og sørge for tilstrekkelig kvalitetssikring på oppdraget. Hva betyr dette? Og hva innebærer dette for oppdragsansvarliges rolle?

I ny regnskapsførerlov og GRFS er oppdragsansvaret gjort mer tydelig.

Det skal utpekes en statsautorisert regnskapsfører som ansvarlig for hvert oppdrag. Vedkommende skal ha nødvendig kompetanse og tilstrekkelig kapasitet til å utføre oppdraget.

Den oppdragsansvarlige skal sørge for at regnskapsoppdraget utføres i samsvar med loven og GRFS, og ivareta forsvarlig kvalitetsstyring på oppdraget. Den oppdragsansvarlige må derfor være aktivt involvert i oppdragsutførelsen og sette av tilstrekkelig tid og ressurser til å utføre sine oppgaver på forsvarlig måte.

Så hva vil det si å være aktivt involvert? Vurdering av risiko i oppdraget, vurdering av hva som kan gå feil, samt planlegging og evaluering av oppdraget er viktige oppgaver for den oppdragsansvarlige.

Ansvar satt i system

Den oppdragsansvarlige er ansvarlig for hele oppdragsutførelsen. Det vil si kapittel 5 i regnskapsførerloven, samt kapittel 5-12 i GRFS.

Ansvaret er det samme som tidligere, men med ny regnskapsførerlov og GRFS og krav til kvalitetsstyringssystem, har dette ansvaret blitt satt mer i system.

Regnskapsforetaket har fått en plikt til å innføre et kvalitetsstyringssystem – et system der det foreligger rutiner og retningslinjer for regnskapsforetaket. Den oppdragsansvarliges rolle er å ivareta denne kvalitetsstyringen og sørge for tilstrekkelig kvalitetssikring på oppdraget.

Husk at den oppdragsansvarlige er en løpende funksjon i regnskapsforetaket, og har løpende ansvar for oppdragsutførelsen.

Formelt og reelt ansvar

Vi kan dele den oppdragsansvarliges ansvar inn i det formelle ansvaret og i det reelle ansvaret.

Den oppdragsansvarliges formelle ansvar

• ansvarlig overfor Finanstilsynet
• ansvarlig for etterlevelse av regler om forberedelse, utførelse og frasigelse av regnskapsoppdrag
• ansvarlig for at dokumentasjonskravene overholdes
• ansvarlig overfor kunden, for å levere til kundene i henhold til det som er avtalt i oppdragsavtalen, samt ansvarlig for kjennskap til kundens behov for styringsverktøy. Ivareta kundens interesser.

Oppdragsansvarliges reelle ansvar

Oppdragsansvarlig er hovedansvarlig for:

• at kundene får det som er avtalt i oppdragsavtalen og får det produktet hen trenger for styringsverktøy
• at produktet er kvalitetsmessig korrekt
• for implementering av nye lover og regler
• for rapportering både til kunder og ledelse i regnskapsforetaket
• kvalitetskontroll
• oppfølging av team (hvis aktuelt)

Forventninger til rollen som oppdragsansvarlig

Hvem har forventninger til deg som oppdragsansvarlig?

Kunden forventer at hen blir ivaretatt med skatt, MVA, avgifter og at du gir økonomisk veiledning. Det forventes også gode rapporter som hen kan bruke som styringsverktøy. Kunden har store forventinger til regnskapsføreren hen har.

Medarbeidere har forventninger om at man hjelper hverandre og at du er en faglig sparringspartner. Forventninger til samarbeid og til å hjelpe hverandre underveis.

Kontorledelsen har forventninger til at kundene og oppgavene blir ivaretatt samt inntjening.

Finanstilsynet har forventninger til at oppdragsansvarlig ivaretar sin rolle, sitt ansvar og sin konsesjon.

Risikobasert tilnærming

Et nytt sentralt begrep i ny regnskapsførerlov og GRFS er «risikobasert tilnærming». Det betyr at hvert oppdrag må vurderes ut ifra omfang, kompleksitet og hvilke områder det er risiko for feil i oppdragsutførelsen.

Vurderingen gir deg som oppdragsansvarlig en indikator på hvor ofte du må være innom oppdraget for å ha oversikt og være komfortabel med det ansvaret du har.

Risikobegrepet er sentralt og innebærer å kartlegge risiko for å tilstrekkelig kvalitetssikre. Dette er naturligvis ulikt fra kunde til kunde. Vurderingen må også evalueres.

Oppdragsansvarlig regnskapsførers involvering og kontroll baseres på en risikobasert tilnærming (GRFS 5.2 Oppdragsansvaret). Planlegging og evaluering er derfor viktige faser for den oppdragsansvarlige.

Viktig med planlegging

Planleggingsfasen er viktig fordi oppdragsansvarlig her kartlegger faglige og teknologiske ressurser på oppdraget.

Kapasitet og kompetanse på oppdraget må vurderes.

• Har man rett og mest hensiktsmessig ressursbruk, faglig og teknologisk på oppdraget?
• Hvilken oppdragsrisiko har vi på oppdraget?

Det vil si hvilke områder er det risiko for at regnskapet kan bli feil? Er det for eksempel flere manuelle bilag? Er det uerfarne medarbeidere på oppdraget? Da vil det være nødvendig for oppdragsansvarlig å kontrollere oftere og mer bredt enn om det er erfarne medarbeidere og integrerte systemer med liten sannsynlighet for at feil oppstår.

Ved kartlegging og vurdering av nettopp dette, kan oppdragsansvarlig være komfortabel med det kontrollnivået som er satt for å ivareta det ansvaret du har for oppdraget.

Det er viktig å forstå oppdragsgivers virksomhet og også kartlegge oppdragsgivers interne rutiner i denne prosessen slik at du har full oversikt også av hva kunden forventer av oss. På denne måten har du mulighet å levere kvalitet. Når vi møter eller overstiger kundenes forventninger, skaper vi en forståelse av kvalitet. Oppdragsansvarlig skal ha god kjennskap til kundene i sin portefølje.

Kvalitetssikring, internkontroll og evaluering

Når vi snakker om kvalitetssikring, er det både kvalitetssikring av medarbeiders arbeid og kvalitetssikring av oppdraget.

Les mer om dette her

Anti-hvitvasking

Den oppdragsansvarlige har også et ansvar i hvitvaskingsloven.

I Finanstilsynets rundskriv 15/2019 side 26 står det at den oppdragsansvarlige skal påse at plikter etter hvitvaskingsloven på oppdragsnivå oppfylles for sine kunder. Dette vil omfatte innledende kundetiltak, risikoklassifisering på oppdragsnivå og løpende oppfølging.

Den oppdragsansvarlige skal være oppmerksom på forhold som kan indikere at kunden er involvert i hvitvasking eller terrorfinansiering.

Dette er endringene for oppdragsansvarlig

Så hvilke endringer er det egentlig for den oppdragsansvarlige?

Det vil for den oppdragsansvarlige være større krav til innsikt og forståelse av kunden. Du må planlegge oppdragsutførelsen noe mer, men oppdraget kan løses mer risikobasert. Det har blitt større frihet til å velge hensiktsmessig kvalitetssikring, men dy må evaluere opplegget for å se at vurderingene du har gjort står seg.