Grensen for prosjektregnskap økes betydelig

Fra 27. juni 2024 økte grense for krav til prosjektregnskap til 5 G, som utgjør kr 620.140.

Bokføringsforskriften delkapittel 8-1 har særregler for bygge- og anleggsvirksomheter og verftsindustri. Reglene gjelder for arbeid utført for egen eller andres regning.  

Høyere beløp

Bokføringsforskriften § 8-1-3 krever at det skal utarbeides prosjektregnskap for prosjekter der anbudspris eller anslått omsetningsverdi eksklusive merverdiavgift overstiger 5 ganger folketrygdens grunnbeløp, som nå utgjør kr 620.140. Grunnbeløpet oppdateres 1. mai hvert år med tilsvarende justering av grenseverdi for prosjektregnskap.  

Dette er en betydelig økning fra tidligere grense på kr 300.000. 

Det er ikke uttalt noe om overgangsregler for prosjekter i arbeid per 27. juni 2024, og som har en anbudssum/anslått omsetningsverdi mellom kr 300.000 og kr 620.140 (ekskl. mva). Hvis det allerede føres prosjektregnskap for et slikt prosjekt ut fra reglene på oppstartstidspunktet for prosjektet, antar vi at de fleste vil velge å videreføre dette til prosjektets ferdigstillelse. 

Forståelse av grensebeløpet 

• Det er ikke plikt til å føre prosjektregnskap for prosjekter under grensen på 5 G når foretaket har noen prosjekter over og noen prosjekter under denne grensen. Det er heller ikke plikt til å føre «samleprosjekt» for prosjektene under grensen.  
• I praksis velger noen frivillig føring av prosjektregnskap av hensyn til oversikt og avstemmingsmulighet. 
• Flere prosjekt for samme oppdragsgiver må vurderes hver for seg, dersom prosjektene er fysisk avgrenset og anbudssummen er splittet på de forskjellige prosjektene. 
• Foretaket må ved oppstarten av prosjektet ta stilling til om plikten til å utarbeide prosjektregnskap vil inntre. 
• For et prosjekt som i utgangspunktet er estimert å komme under beløpsgrensen, men som senere viser seg å overskride grensen, vil det ikke være plikt til senere å utarbeide prosjektregnskap. 
• Når flere varer og tjenester leveres sammen, og det kun er deler av leveransen som faller inn under definisjonen av prosjektsregnskapspliktig område, er det den totale omsetningsverdien for prosjektet som skal vurderes opp mot beløpsgrensen. 
• Arbeid i egenregi kan i løpet av bygge-/anleggsperioden gå over til å bli arbeid i fremmed regning. Det må i slike tilfeller føres egne prosjektregnskaper for hver en enkelt kontrakt som er inngått, mens den resterende del kan videreføres som ett prosjekt (egenregi). 

Prosjektregnskapets innhold 

Regler for innhold i prosjektregnskap er ikke endret. Et prosjektregnskap skal utarbeides for hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned.   

Innhold i prosjektregnskapet fremgår av bokføringsforskriften § 8-1-4: 

• a. prosjektkode 
• b. oppdragsgivers navn og adresse, eventuelt organisasjonsnummer 
• c. oppdragets art 
• d. oppdragets oppstart 
• e. oppdragets opphør 
• f. alle direkte kostnader 
• g. alle inntekter. 

Spesifikasjon av kostnader og inntekter skal tilpasses oppdraget art. Kostnader skal minst spesifiseres på kostnader til lønn, materialer, kjøp fra underentreprenører og andre direkte kostnader. 

Timelister 

Bokføringsforskriften § 8-1-2 krever at det i prosjekt skal føres timelister etter reglene i forskriftens § 5-14. Krav om timelister gjelder uavhengig av prosjektets størrelse. 

Oppbevaringsplikt for prosjektregnskap  

Bokføringsforskriften § 8-1-5 har regler for oppbevaring av prosjektregnskap. Det er 10 års oppbevaringsplikt for prosjektregnskap, eller bokførte opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide prosjektregnskapet.  

Oppbevaringsplikten omfatter: 

• Dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i prosjektregnskapet (bilag)
• Byggekontrakter med anbud/kalkyler 
• Tegninger 
• Kontrakter med underentreprenører 
• Timelister  
• Ordrelister 

Dersom prosjektregnskapet er integrert i regnskapet må hele regnskapet oppbevares i 10 år. 

Kontrollspor 

Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom prosjektregnskapet og dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i prosjektregnskapet. Kontrollsporet sikres ved krav om at prosjektkode skal fremgå av både bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon og prosjektregnskapet. Bokføringsforskriften § 8-1-4 tredje ledd.