Utvidede krav fra 1. juli til arbeidsavtalen
Hvordan innholdet i arbeidsavtalene inkludert eventuelle vedlegg formuleres, vil være av avgjørende betydning for både arbeidsgiver og arbeidstaker.
Fra og med 1. juli gjelder det utvidede krav til innhold i arbeidsavtalen. Som hovedregel skal alle forhold av vesentlig betydning for arbeidsforholdet nå fremgå av arbeidsavtalen.
Ordlyden viktig
Hensikten med å ta mer informasjon inn i avtalen er å gjøre den totale avtalen en arbeidstaker har med arbeidsgiver mer oversiktlig, trygg og forutsigbar. Det er ikke en intensjon at det skal begrense arbeidsgivers nåværende styringsrett.
Det er verdt å merke seg at hvordan innholdet i arbeidsavtalene formuleres, også inkludert eventuelle vedlegg, vil være av avgjørende betydning for begge parter - både arbeidsgiver og arbeidstaker.
Arbeidsavtalen skal inngås skriftlig, foreligge snarest mulig, og senest syv dager etter arbeidsforholdets oppstart. Ved arbeidsforhold med kortere varighet enn én måned skal avtalen være på plass ved oppstart.
Rettighet eller et gode som for tiden gjelder?
«Arbeidsavtalen» i vid forstand omfatter ikke bare det som fremkommer skriftlig i avtaledokumentet, men omfatter også det som fremkommer i andre støttedokumenter som f.eks. stillingsinstruks, og andre vedlegg som er opprettet for det enkelte arbeidsforhold.
Hvordan vedleggene til arbeidsavtalen skrives vil være av avgjørende betydning for både arbeidsgiver og arbeidstaker. For arbeidsgiver kan en komme i skade for å begrense styringsretten, og for arbeidstaker kan innretninger som tidligere har vært goder nå bli en rettighet. Det er derfor viktig å være presis i formuleringene i avtalen.
Hensikten med å ta mer informasjon inn i avtalen er å gjøre den totale avtalen en arbeidstaker har med arbeidsgiver mer oversiktlig, trygg og forutsigbar. Det er ikke en intensjon at det skal begrense arbeidsgivers nåværende styringsrett. Er det en avtalt rettighet, eller er det et gode, «som for tiden gjelder»?
Dette er det viktig å ha et bevisst forhold til underveis når en utarbeider innholdet i avtalen. – og er du i tvil, ikke nøl med å ta kontakt med en juridisk rådgiver eller lignende slik at du er sikker på at det blir riktig.
Dette er endringene
Vi har under omtalt de viktigste punktene som gjelder utvidet innhold i arbeidsavtalen fra 1. juli 2024. Det er utover dette utarbeidet en mal for arbeidsavtalen i KS komplett.
Arbeidsavtalen som avtaledokument får utvidet betydelig. Det er tatt inn vesentlig flere punkter som skal beskrive det enkelte individuelle arbeidsforholdet.
Det er viktig å legge merke til at endringene gjelder for alle nye arbeidsforhold opprettet f.o.m. 1 juli 2024. Det er ikke et krav til at allerede etablerte arbeidsavtaler endres - Men hvis en arbeidstaker ber om det, så er arbeidsgiver forpliktet til å gi hen en ny avtale innen 2 måneder.
Foruten punktene i aml 14-6.(1) som omtales under, er det også noen materielle endringer som gjelder fra 1 juli.
Prøvetid
Aml §15-6 tredje ledd. Prøvetid ved midlertidig ansettelse kan ikke være lenger enn halvparten av perioden for ansettelsen. (Gjelder den midlertidige ansettelsen, i 8 mnd kan prøvetid være maksimalt 4 mnd).
Endringer underveis i et arbeidsforhold
Skjer det endringer underveis i arbeidsforholdet som er nevnt i aml §§ 14-6 og 14-7 skal dette tas inn i arbeidsavtalen tidligst mulig og senest den dagen endringen trer i kraft. Dette kan gjøres ved hjelp av vedlegg eller direkte i avtalen.
Presumpsjonsregel om omfang og midlertidighet
Hovedregel er at det skal ansettes fast og i 100 % stilling. Det er derfor kommet to nye punkter som skal sikre dette i større grad.
Aml §14-6 (4) Dersom arbeidsgiver ikke har opplyst om stillingens omfang, jf. første ledd bokstav j og § 14-5, skal arbeidstakers påstand om stillingsomfang legges til grunn dersom ikke noe annet gjøres overveiende sannsynlig.
Aml §14-6 (3) Dersom arbeidsgiver ikke har opplyst om at arbeidsforholdet er midlertidig, jf. første ledd bokstav e og § 14-5, skal det legges til grunn at arbeidstakeren har fast ansettelse dersom ikke noe annet gjøres overveiende sannsynlig.
Det er arbeidsgiver som må bevise hva som gjelder og det er derfor spesielt viktig at dette kommer tydelig frem i avtalen.
Endringer i aml 14-6 (1) a-q
I forbindelse med utvidelse av aml § 14-6 .(1) a-q er det lagt opp til at ordningene skal beskrives så godt som mulig slik at det forstås hva som gjelder for den enkelte i sitt arbeidsforhold. Samtidig er det ikke lagt opp til at alt skal beskrives i detalj. Det er flere av punktene hvor det holder å vise til lov eller tariff. Vi anbefaler å utarbeide vedlegg til avtalen der det er nødvendig med mer detaljert beskrivelse. En mal og et utgangspunkt for en arbeidsavtale er utarbeidet i KS komplett.
I større virksomheter utarbeides det ofte en personalhåndbok. Tidligere har det holdt å vise til denne. Nå skal punkter som omhandler det spesifikke arbeidsforholdet beskrives i arbeidsavtalen overordnet. Videre kan det henvises til nærmere beskrivelse i vedlegg eller personalhåndbok direkte.
De viktigste endringene handler om ytterligere og tydeligere spesifisering i forhold til det enkelte arbeidsforhold.
Arbeidssted
Arbeidsplass skal tydelig komme frem i arbeidsavtalen, dette er ikke nytt. Det som er nytt er at dersom det er flere arbeidsplasser eller arbeidstaker fritt kan bestemme sitt arbeidssted skal dette også komme tydelig frem i avtalen.
Hvis arbeidstaker skal leies ut i oppdrag skal det komme frem hvem som er oppdragsgiver i det enkelte oppdrag. Dette kan gjøres ved hjelp av vedlegg ved endring av utleieoppdrag.
Lønn og godtgjørelser og ytelser for sosial trygghet
All lønn, tillegg, bonusordninger og godtgjørelser skal komme tydelig frem i arbeidsavtalen og de skal angis særskilt. Dette gjelder også ytelser til sosial trygghet som arbeidsgiver administrerer og betaler for.
Når det kommer til forsikringer som pensjon og andre forsikringer skal leverandør nevnes spesifikt og det skal gis en overordnet beskrivelse av hva ordningen består i. Det bør gis henvisning videre til dokumentene som beskriver ordningene nærmere. Dette er normalt dokumenter som leverandøren av ordningene administrerer.
Aml 14-6.1 (g) Arbeidstakers rett til ferie og feriepenger, tidspunkt for utbetaling samt hvordan prosessen for fastsettelse av ferietidspunkt er innrettet skal inn i arbeidsavtalen. Det er i tillegg tatt inn at det også skal opplyses om rett til annet fravær betalt av arbeidsgiver.
Annet fravær kan være korte velferdspermisjoner, betalt trening i arbeidstiden, betalt full lønn under sykefravær etc
Administrative ordninger som dekninger av bredbånd, mobiltelefon etc vil være et punkt som inngår under lønn og ytelser i den grad dere har dette. Her skal det nevnes spesifikt hvilke ordninger arbeidstaker fortiden er omfattet av.
NB! Det er viktig her at dere omtaler ordninger dere for tiden har, og at det faktisk står i avtalen at dette er ordninger som arbeidsgiver har nå, og at de også kan endres ved behov. Det handler om å ikke innskrenke arbeidsgivers styringsrett.
Kompetanseutvikling
Dette er et nytt punkt hvor bedriftens policy og tilbud til de ansatte i forhold til kompetanseutvikling i den grad det finnes noe skal omtales. Om det ikke finnes en slik ordning kan dette punktet slettes etter aml 14-6(1) p.
Arbeidstid
Arbeidstiden for det enkelte arbeidsforhold skal angis. Det skal angis daglig arbeidstid, lengden på pauser, om det er varierende arbeidstid og ev når/i hvilke perioder, skal dette beskrives i avtalen. Om det er avtale om særlige arbeidstidsordninger, vaktendringer ved skift arbeid, avtaler om gjennomsnittsberegninger, eventuelt om det er tariffordninger skal dette angis her. Informasjonen kan gis ved henvisning til lover, forskrifter eller tariff.
Avslutning av arbeidsforhold
I forbindelse med avslutning av arbeidsforhold skal oppsigelsesfrister for arbeidsgiver og -taker fremkomme samt fremgangsmåte ved opphør av arbeidsforholdet. Fremgangsmåten kan opplyses om ved å henvise til reglene om drøfting, og formkrav i arbeidsmiljøloven §§ 15-1, 15-2 og 15-4.
Avslutningsvis kan vi si at vi ser at dette kan oppleves som noe krevende arbeid. Vi har lagd utkast til mal, samt veiledning i KS komplett. Videre så er vi i ferd med å se på hvorvidt vi skal følge opp dette med relevante myndigheter og er det noen som har innspill til oss vedrørende dette tar vi gjerne imot tilbakemeldinger på post@regnskapnorge.no.