Husk å starte ferieplanlegging tidlig
Å fastsette ferietidspunkt i god tid gir forutsigbarhet både for arbeidsgiver og for arbeidstaker.
Ved å starte ferieplanleggingen tidlig vil arbeidsgiver lettere kunne sørge for at arbeidstakere avvikler lovbestemt ferie, og unngå at det overføres mye ferie til påfølgende ferieåret, noe som kan gi utfordringer med blant annet bemanning og likviditet.
Allerede i januar bør arbeidsgivere sørge for at feriesaldo per ansatt er ajour:
- Husk å ta med overførte dager fra i fjor
- Sjekk at den ekstra ferieuken for ansatte som fyller 60 år eller mer i løpet av året er med
Forslag til ferieplanlegging gjennom året
Ferieplanlegging er ikke en engangsjobb, men noe man gjør gjennom hele året. Vi anbefaler at det lages interne rutiner, som sørger for at arbeidsgiver har en god oversikt over de ansattes ferie. På den måten kan arbeidsgiver unngå en situasjon, der de ansatte må ta ut restferien på slutten av året.
Følgende forslag til årshjul for ferieplanlegging kan brukes som utgangspunkt for planlegging av sommerferie og restferie, og det kan gjøres nødvendige tilpasninger etter behov.
Hva sier ferieloven om krav til ferieavvikling?
Ifølge ferieloven §5-1 plikter arbeidsgiver å påse at arbeidstaker tar ferie etter ferielovens bestemmelser, og arbeidstaker plikter å ta lovfestet ferie. Det er mulig å skriftlig avtale overføring av opptil 2 uker lovfestet ferie til påfølgende år. Ansatte over 60 år kan ikke avtale å overføre den ekstra ferieuken i tillegg, og feriedager som ikke er avviklet på grunn av 100 % sykefravær eller foreldrepermisjon overføres automatisk til neste år. Les vår artikkel om overføring av feriedager for mer informasjon.
Arbeidstakere uten full opptjening av feriepenger kan motsette seg å ta ut ferie i den grad feriepenger ikke dekker lønnsbortfallet ved feriefravær, med unntak av når arbeidsgiver innstiller driften helt eller delvis jf. ferieloven §5-5.
Hvilke krav til ferieplanlegging stiller ferieloven?
Ifølge ferieloven §6-1 er det slik at: «Arbeidsgiver skal i god tid før ferien drøfte fastsetting av feriefritid og oppsetting av ferielister med den enkelte arbeidstaker eller vedkommendes tillitsvalgte. Oppnås ikke enighet, fastsetter arbeidsgiver tiden for ferien innenfor de grenser som følger av §§ 7-9.»
Arbeidstaker kan kreve å bli informert om ferietidspunkt senest 2 måneder før ferien «såfremt særlige ikke grunner er til hinder for dette» jf. ferieloven §6-2 1. ledd. Det er ofte slik at mange ansatte ønsker å ta ferie samtidig rundt sommer og høytider som påske og jul. I noen virksomheter kan dette skape bemanningsutfordringer. Det anbefales derfor at arbeidsgiver gir ansatte en frist for å legge inn ferieønsker, slik at endelig godkjenning av ferie kan utføres tidsnok for at arbeidstakere kan planlegge ferien.
Hvem har styringsrett på ferietidspunkt?
Arbeidsgiver har styringsrett dersom det ikke blir enighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker/arbeidstakers tillitsvalgte. Styringsretten kan begrenses av eventuelle individuelle eller kollektive avtaler. Det er allikevel noen unntak til dette i ferieloven, og arbeidstakere som er 60 år eller eldre kan selv bestemme tidspunkt for den ekstra ferieuken, men må varsle arbeidsgiver minst 2 uker i forveien. Arbeidstakere kan kreve 3 uker sammenhengende ferie mellom 1. juni-30.september jf. ferieloven 7(1), med unntak av de som tiltrer etter 15. august i ferieåret.