Påskenøtter - med fasit! (og litt lett krim)

Hvem kan med hånden på hjertet si at de ikke fortsatt får reiseregninger på papir? Det er en nøtt eller to som må knekkes – med hjelp av Sherlock Holmes og Dr. Watson.

Påsken er straks over oss og de aller fleste ser fram til noen avslappende dager i inn og utland. Regnskapsføreren har forhåpentligvis også påskefri, selv om det fortsatt ligger reiseregninger fra kunder klar for godkjenning. 

Vi har en stadig mer digitalisert hverdag, hvor mye av dokumentasjonen til regnskapet er automatisert til elektroniske filer og bilder. Dette er en sann lykke for regnskapsførere, men det er som om man går inn i en tidsmaskin når det kommer til reiseregningen. Den er ofte fortsatt på papir.  

Papirløst samfunn er oppskrytt

Nå gjelder ikke dette for oss som jobber i regnskapsforetak rundt om i vårt vakre land. Vi har selvfølgelig kontroll når vi er på yrkesreise og dokumenterer våre utlegg elektronisk. Det gjelder for kundene våre. Alle disse forskjellige kundene som holder på med drømmen sin, uten tanke for hvor rotete det blir når de kommer med reiseregningen fra kundebesøk i inn og utland.  

I en perfekt verden hadde alle kundene tilgang til et elektronisk reiseregningsprogram. Der man fortløpende tar bilde av kvitteringer og skriver på hva utlegget gjelder for, men sånn er det ikke.

Hvem kan med hånden på hjertet si at de ikke fortsatt får reiseregninger på papir? I tillegg til at de er på papir inneholder de en sammenblanding av kostnader til mat på restauranter, hotellovernattinger, taxi, fly, konserter, noen ny klær og diverse drikke fra en bar.  

Hva kan man gjøre med det? 

Jeg tok igjen på meg rollen som superetterforsker og nummer 1-problemløser Sherlock Holmes. Og suksessoppskriften, den er som i tidligere år:  

1. Nøye observering   
2. Innsiktsfull utledning  
3. Bekreftelse med bevis   

Er ikke dette to nøtter spør (Dr.Watson) min kollega? 

Min gode kollega utdyper, den første nøtta er hvordan en reiseregning kommer inn til regnskapsføreren. Er den på papir eller elektronisk. Og den andre er selve innholdet i reiseregningen. Her må du nesten velge hvilken nøtt du skal knekke. 

Så etter litt observering (tankevirksomhet) kommer jeg fram til følgende. Min styrke som nøtteknekker ligger nok mer i innholdet av reiseregningen, enn hvordan reiseregninger kommer inn til regnskapsføreren. Den nøtten må vi nesten ta en annen gang. 

Kan jeg få fradrag for kostnadene (nøye observering)? 

Ja, hva er det egentlig man kan få fradrag for på yrkesreiser? For det er jo yrkesreiser som er utgangspunktet for en reiseregning. Hvordan du kommer deg til og fra kontoret er helt opp til deg, og ikke noe arbeidsgiver er ansvarlig for.  

Her vil nok mange bli overrasket, men hovedregelen om dekning av kostnader på yrkesreise fins ikke. Det er helt sant! Det er ingen lov som sier at man har krav på dekning av merkostnader ved reise. 

Avtale med arbeidsgiver  

Her er det bare å dykke ned i regelverket. Skatte-abc, skatteloven og annet regelverk som kan ha betydning for å finne ut hvilke regler som gjelder. 

Det viser seg ganske snart at dekning av kostnader på en yrkesreise er avtalebasert mellom arbeidsgiver og den ansatte. Det er ganske naturlig at det må være en form for dekning av ekstra kostnader som oppstår i utøvelsen av jobben din. «Uten en avtale hadde yrkesreiser opphørt øyeblikkelig og flyselskapene hadde gått konkurs, i hvert fall her på berget». Kommer det tørt fra Dr. Watson. 

Selv om en arbeidstaker ikke har en lovfestet rett til å få dekket merkostnader med å reise, er det flere generelle avtaler som man kan bruke. 

Helt kort kan vi si at det stort sett velges mellom: 

• Statens reiseregulativ 
• Skattedirektoratets trekkfrie satser 
• Utgiftsrefusjon 
• Eller en kombinasjon av alle variantene.  

Hva kan jeg ta med i reiseregningen? Eller hva kan jeg få fradrag for, som kunden sier? (innsiktsfull utredning) 

For deg som er på yrkesreise eller tjenestereise eller jobbreise eller forretningsreise, det blir nesten det samme hva du velger å kalle reisen. Det som er viktig er at du ikke er på den faste jobben din, den du normalt reiser til hver dag. Da kan du få fradrag for kostnader til å sikre skattepliktig inntekt (sktl. 6-1).  

Ja, jeg vet! Det er fryktelig generelt og kanskje litt vanskelig å forstå. Hvis jeg bruker min gode kollega Dr. Watson som eksempel: 

Jeg sender Dr. Watson på yrkesreise til Geilo for der skal han holde kurs for 70 ski interesserte regnskapsførere. Denne reisen starter tidlig om morgen en dag i april og varer i to dager. Hva kan arbeidsgiver dekke? 

I personalhåndboken står det at arbeidsgiver dekker reise og oppholdsutgifter etter regning og ved bruk av egen bil, dekkes km-sats etter Statens reiseregulativ. 

For min kollega betyr det at han får dekket reiseutgifter til og fra Geilo og han bestemmer selv om han skal bruke egen bil eller ta toget. Nå kan det tenkes at toget er innstilt på grunn av manglende lokomotiv og at tog betyr buss. Men det dekkes likevel av arbeidsgiver. I tillegg dekkes overnattingen på hotell og mat på reisen. «Nå har jeg ikke slalåm utstyr» kommenterer Dr. Watson i bakgrunnen. «så det må nesten arbeidsgiver dekke for meg» 

Det er nå det begynner å bli morsomt med reiseregning. Kan arbeidsgiver dekke skileie og et heiskort i dette eksemplet? 

«Hva med afterski, kan jeg få dekket det også?» spør Dr. Watson. 

Ja, hvorfor ikke! Ta det med på reiseregningen. Skal du ikke også ha ny jakke og fult skiutstyr når du først er i gang? Kontrer jeg.  

Begrensinger 

Jeg tenker de fleste er enig i at de åpenbare kostnadene til reise, mat og overnatting er ganske greie å forholde seg til. Dette er naturlige kostnader knyttet opp mot en yrkesreise. 

La oss ta de andre kostnadene som min kollega ønsker dekket. Afterski vil jeg påstå er en privatkostnad og skattepliktig hvis arbeidsgiver dekker den, selv om man mingler med kursdeltakerne. Det er stort sett bare på sosiale arrangement for egne ansatte at en typisk afterski- regning kan dekkes uten skatteplikt.  

Så hva med heiskortet og leie av ski? Uten noen kobling til yrkesreisen vil dette være en fordel vunnet med arbeid og skattepliktig for mottakeren. Men i ett tenkt tilfelle der du selger inn felles skitur for alle deltakerne, som en del av arrangementet vil man kanskje kunne si at det er en tilknytning mellom arrangementet og skituren. Vil du da kunne være med på skituren som en reiseleder? Spør Dr. watson. 

Den påskenøtten var større. Her må jeg dessverre si at tilknytningen mellom regnskapskurs og skitur blir for søkt. Jeg tviler på at Skattefuten anser at noen stopp i bakken, for å se på avgiftspliktige tjenester som god nok knytning.  https://www.skatteetaten.no/en/rettskilder/type/handboker/skatte-abc/gjeldende/r-13-representasjon/R-13.005/  

Bare for å legge ny ski jakke og fult skiutstyr helt død. Dette er kostnader som særdeles vanskelig kan knyttes til den skattepliktige inntekten. Det vil derfor bli innberettet som lønn eller trukket i lønnsutbetalingen.  

Konklusjon med bevis 

For å kunne få dekket kostnader på en yrkesreise må det være en sammenheng mellom kostnaden og den jobben du skal gjøre. Det er dessverre ikke mulig å legge til kostnader som normalt anses som privatutgifter og forvente at arbeidsgiver skal dekke dem.  

For å følge mitt eksempel over, så vil man kunne forsvare skiklær når man er skiinstruktør og dette må anses som arbeidstøy, men det er gjelder ikke for kurslederen. 

I de tilfellene at ansatte har vært kreative med reiseregningen, kan man bruke den skattefrie gaveregelen på alle kostnader som normalt ville vært skattepliktig. Men begrenset til 5000 kroner. 

Nå har du fått fasiten på påskenøttene fra Regnskap Norge. Bruk gjerne påsken på å løse andre nøtter! 

Foto: Alexa/Pixabay