Når må jeg slette ansattopplysninger?
Som arbeidsgiver må du sette deg inn i hvilke regler og retningslinjer som gjelder for lagringstid av opplysninger om de ansatte.
Sletterutinene bør inngå i virksomhetens rutiner for internkontroll. Tilsvarende rutiner må etableres for lagring og sletting av personopplysninger dere har samlet inn om jobbsøkere og tidligere ansatte.
Utgangspunktet
Som arbeidsgiver kan du ikke beholde personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for det spesifikke formålet. Dessuten må det alltid finnes et legitimt grunnlag for å lagre personopplysningene. Formål og behandlingsgrunnlag kan variere avhengig av hvilken del av «ansattreisen» det dreier seg om.
Jobbsøkere
I forbindelse med rekruttering sitter du med søknader, CV, attester, vitnemål og andre opplysninger om kandidater som ikke fikk jobben. Dette skal som hovedregel slettes og makuleres når rekrutteringsprosessen er avsluttet. Hvis du ønsker å beholde opplysninger om noen som kan være aktuell for jobb i virksomheten senere, må du be om skriftlig samtykke fra vedkommende.
Ansatte
Under ansettelsesforholdet trenger du en rekke opplysninger om den ansatte for å kunne oppfylle dine forpliktelser som arbeidsgiver. I hovedsak kan opplysningene oppbevares under hele ansettelsestiden, men det finnes visse unntak. For eksempel vil det vanligvis ikke være nødvendig å oppbevare bakgrunnssjekker og referanser lenger enn ut prøvetiden.
Regnskapsrelatert informasjon knyttet til den ansatte, slik som timelister og reiseregninger, lagres etter bokføringslovens regler, dvs. som hovedregel 5 år for primærdokumentasjon (eks. lønnsbilag, inngående faktura) og 3,5 år for sekundærdokumentasjon (eks. avtaler av betydning for virksomheten).
Hvis arbedsgiveren ønsker å oppbevare lønnsslippene må det forelige et saklig behov og man må vurdere hvor lenge man har behov. I dagenslønnssystemer vil det ofte være mulig å gjennskape tidligere lønnsinformasjon uten å ta vare på selve lønnslippen.
Tidligere ansatte
Etter ansettelsesforholdets opphør skal opplysninger om den tidligere ansatte som hovedregel slettes hvis ikke virksomheten har berettiget interesse av å beholde dem, eller det finnes et annet legitimt behandlingsgrunnlag. De fleste kan argumentere for at de har berettiget interesse av å beholde blant annet arbeidskontrakt, lønnshistorikk, sluttattest, oppsigelse o.l. for å kjenne til historikken i et tidligere arbeidsforhold.