Kompensasjonsordning 4 – dokumentasjon og kontrollhandlinger

Merk deg de omfattende kravene til dokumentasjon for både søker og den som bekrefter søknaden. Finanstilsynet er i gang med tematilsyn på området.

Kompensasjonsordningen har svært omfattende krav til oppstillinger og dokumentasjon, noe oversikten nedenfor viser.

I denne artikkelen får du en oversikt over dokumentasjonen som søker må sørge for å ha på plass, og vi sier også litt om endringene som er gjort i de pålagte kontrollhandlingene og oppdragsdokumentasjon.

Søkerens egen dokumentasjon

Den som søker om kompensasjon til dekning av faste uunngåelige kostnader må etter forskriften § 3-6 tredje ledd ha denne dokumentasjonen:

Oppstilling 1 – omsetning og kostnader

• Oppstilling som underbygger tallene og beregningene som ligger til grunn for søknaden.
• Oppstillingen skal ha henvisning til relevant regnskapsmateriale, som f.eks.:
  • fakturajournal
  • kontospesifikasjon med tilhørende salgsdokumentasjon
  • oversikt over opptjent inntekt som ikke er fakturert
  • kjøpsdokumentasjon
  • avtaler
• Oppstillingen må vise hvordan omsetning og de faste uunngåelige kostnadene er periodisert

Oppstilling 2 – underskudd i tilskuddsperioden

• Oppstilling over foretakets eller konsernets beregnede underskudd i tilskuddsperioden, se forskriften §§ 3-1 (3) og 3-9
  • Kostnader som spesifisert nedenfor
  • – Tilskudd, erstatning og annen dekning som dekker kostnadene, men ikke tilskudd for tapt varelager (dette gjøres av Brønnøysundregistrene)
  • – Omsetning fra salg av varer som er levert og tjenester som er utført, inkl. tilskudd som etter forskriften skal medregnes som omsetning
  • – Økonomisk kompensasjon til dekning av inntektsbortfall, inkludert andre offentlige tilskudd og erstatningsutbetaling fra forsikring. Tilskudd etter forskriften regnes ikke med.
• Oppstillingen skal ha henvisning til relevant regnskapsmateriale
• Oppstillingen må spesifisere kostnadene per post og vise hvordan kostnadene er periodisert
  • Lønn og andre personalkostnader
  • Varekostnad
  • Endring i beholdning av varer under tilvirkning og ferdig tilvirkede varer
  • Avskrivning på varige driftsmidler og immaterielle eiendeler
  • Annen driftskostnad
  • Netto rentekostnader etter § 3-2 tredje ledd, men slik at negativ netto rentekostnad også skal regnes med

Oppstilling 3 – konsern

• Oppstilling over foretakene i konsernet, se forskriften § 3-4 (2)
• Ved samlet søknad skal oppstillingen inneholde fordeling av tilskudd mellom foretakene
  • Slik oppstilling skal sendes inn etter forespørsel fra Brønnøysundregistrene, noe som er nytt fra kompensasjonsordning 4
• I tillegg må det foreligge dokumentasjon på at alle selskaper har avgitt skriftlige samtykker som nevnt i forskriften § 3-4, herunder at foretaket kan få tilbakebetalingsplikt og at det utarbeides konsernoversikt med fordeling av tilskudd innad i konsernet

Oppstilling 4 – små foretak

Hvis foretaket har oppgitt i søknaden at det søker etter reglene for små foretak, skal det foreligge:

• Oppstilling som viser hvilke foretak som inngår i beregningen av at foretaket oppfyller kriteriene for små foretak etter forskriften § 1-5
• Siste godkjente årsregnskap til foretakene som inngår skal inngå som underlagsdokumentasjon til oppstillingen

Oppstilling 5 – tapt varelager

Ved tilskudd til dekning av tapt varelager skal det utarbeides en oppstilling hvor følgende spesifiseres:

• Varetypene det søkes kompensasjon for
• Angivelse av antall eller mengde og anskaffelseskostnad
• Henvisning til relevante bokføringsbilag
• Eventuell erstatning for de tapte varene
• Normalt varesvinn med prosent og beløp
• Tilskuddsberettiget beløp (anskaffelseskost fratrukket normalsvinn)

Se eksempel på oppstilling i veiledningen du finner på kompensasjonsordning.no.

• Anskaffelseskost og normalsvinn må dokumenteres

Det må redegjøres for tapet. I redegjørelsen må følgende komme frem:

• Hvorfor tapet oppstod, med henvisning til:
  • statlig eller kommunalt pålegg om skjenkestopp eller stenging
  • perioden med pålegg om skjenkestopp eller stenging
  • hvorfor det ikke var mulig å unngå tapet
  • hva som skjedde med de tapte varene
• Ved donasjon til veldedig formål:
  • beskrivelse av hvem som har mottatt donasjonen
  • hva som er omfattet
  • når donasjonen ble gjennomført
• Serveringssted som stengte virksomheten pga. skjenkestopp og som søker om kompensasjon for annet enn tap av alkoholholdige drikkevarer, skal:
  • angi perioden virksomheten holdt stengt
  • redegjøre for hvorfor skjenkestoppen gjorde det ulønnsomt å holde åpent
• Det skal angis hvilken prosentsats som er benyttet for normalt varesvinn, og dersom søkeren benytter lavere prosentsats enn 7 prosent skal det opplyses om:
  • bokført varesvinn og varekjøp i 2019-regnskapet
  • prosentsatsen som er benyttet, om nødvendig fordelt på varetype

Autorisert regnskapsførers kontrollhandlinger og dokumentasjon

Brønnøysundregistrene har fastsatt kontrollhandlinger som autorisert regnskapsfører eller revisor må gjennomføre før søknad om tilskudd kan bekreftes.

Husk at kontrollhandlingene må gjennomføres og dokumenteres også der hvor regnskapsfører fyller ut søknaden på vegne av tilskuddsmottaker.

Kontrollhandlingene er i relativt stor grad sammenfallende med det som gjaldt for kompensasjonsordning 3. Endringene som er gjort gjelder først og fremst kontrollhandlinger for:

• tapt varelager, og da særlig relatert til donasjoner og såkalt normalsvinn
• konsern som søker samlet som om konsernet var ett foretak, og her er det først og fremst å se til at det foreligger pålagt dokumentasjon
• utbyttebegrensning, ved å kontrollere at det ikke er vedtatt eller foretatt utdelinger

De pålagte kontrollhandlingene finner du her.

Regnskapsfører må dokumentere at kontrollhandlingene er gjennomført, og i tillegg sørge for tilgang på relevant underlagsdokumentasjon. Dette er dokumentasjon som inngår som regnskapsførers oppdragsdokumentasjon.

I den kalkulatoren Regnskap Norge har utarbeidet er det inntatt en egen arkfane for de pålagte kontrollhandlingene.

Kopi av søknadsskjema og den dokumentasjonen som søkeren har pålegg om å oppbevare, er i utgangspunktet etter vår vurdering å regne som naturlig oppdragsdokumentasjon.

Husk også at regnskapsfører må ha oppdragsavtale for bekreftelsesoppdraget.