Dokumentasjon av salg – ikke så enkelt som vi tror?

Butikksalg over disk slås inn på kassa og kredittsalg faktureres, det vet vi. Men reglene som skal følges når salg dokumenteres er blant de mest omfattende og detaljerte i hele bokføringsregelverket!

I tillegg finnes det mange unntak og spørsmål. Hva gjør vi når kunden betaler før levering? Hvordan håndterer vi ubetjente utsalgssteder? Hvordan påvirkes kravene av betaling med Vipps? Og hvordan skal vi dokumentere internettsalg? 

Utgangspunktet er enkelt 

Bokføringsreglene gjør et enkelt skille mellom kontantsalg og alle andre salg.  

Kontantsalg er salg hvor kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering, altså hvor det ikke oppstår forskudd eller kreditt. Det gjøres imidlertid unntak for internettsalg og salg med oppkrav, som ikke anses som kontantsalg i denne sammenheng. Dette kompliserer reglene, blant annet ved at man må lære seg hva som defineres som «internettsalg». 

Bokføringspliktige skal som hovedregel registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk at et kassasystem med produkterklæring. 

Alle andre salg enn kontantsalg skal som hovedregel faktureres. Dette omfatter både kredittsalg, salg med forskuddsbetaling, internettsalg og salg med oppkrav. 

Som vi skjønner, har valg av betalingsmiddel ingenting å si for hvordan salg skal dokumenteres. Det gjør ingen forskjell om kunden drar frem et gammeldags sjekkhefte, teller opp mynter, tapper bankkortet, betaler med Vipps, overfører penger i nettbanken eller gjør opp for seg med kryptovaluta. 

Reglene er veldig omfattende og detaljerte 

Selv om utgangspunktet er enkelt, er reglene veldig omfattende og detaljerte. Det er mye å huske på og fort gjort å trå feil! Feil på dette området kan ikke bare medføre bokføringspålegg og eventuelt tvangsmulkt i forbindelse med skattekontroll hos selger, men også overtredelsesgebyr for brudd på reglene om bruk av kassasystem. I tillegg kan mangelfull eller feilaktig salgsdokumentasjon gi kjøper utfordringer med å dokumentere sin skatte- og avgiftsmessige fradragsrett. 

Reglene om kontantsalg ved bruk av kassasystem mv. består av ikke mindre enn 15 paragrafer med nesten 1 500 ord. Det er blant annet regler om fortløpende registrering av salg, bruk av kassaskuff, innhold i og utskrift av salgskvitteringer, dokumentasjon av returer og andre korreksjoner, vekselkasse og uttak fra kassen, reserveløsninger, Z-rapporter og dagsoppgjør, samt elektroniske journaler. 

21 paragrafer!

Når det gjelder fakturering av andre salg enn kontantsalg, finnes det regler om både innholdet i salgsdokumentene, hvem som skal utstede dem, når de skal utstedes og hvordan de skal utstedes – til sammen 21 paragrafer med over 1 600 ord.

Visste du for eksempel at både omvendt fakturering, samfakturering, forskuddsfakturering og viderefakturering i utgangspunktet ikke er tillatt? Men det er selvsagt ingen regler uten unntak. 

I tillegg til selve bokføringsloven og bokføringsforskriften, må man også kjenne til god bokføringsskikk på området og uttalelser fra Skattedirektoratet om hvordan alle disse reglene skal forstås. 

Så var det unntakene, da 

Særlig på kontantsalgssiden finnes det mange unntak fra kravet om å bruke et kassasystem med produkterklæring. Dette kompliserer regelverket ytterligere. Først må det vurderes om et av unntakene kan komme til anvendelse i det konkrete tilfellet. Deretter må det vurderes hvilke alternative former for salgsdokumentasjon den konkrete unntaksbestemmelsen tillater. 

Det finnes nærmere definerte unntak for ambulerende og sporadisk kontantsalg under 3G i året, kontantsalg under kr. 50 000 i året, enkelte typer kontantsalg som kan kontantfaktureres (ikke regulær detaljhandel og tjenesteyting), salg fra enkelte typer automater og salg fra ande ubetjente salgssteder enn automater. Alle disse unntakene krever god kompetanse om bokføringsreglene. 

I tillegg finnes det en adgang til i særlige tilfeller å søke skattekontoret om dispensasjon fra kravet om kassasystem med produkterklæring. 

Pass på reskontroføringen også 

Hovedregelen er at kontantsalg ikke kreves reskontroført, men også her er det unntak som vi må ha kontroll på. Dette gjelder særlig ved visse salg av innsatsfaktorer til andre bokføringspliktige.  

Andre salg enn kontantsalg skal som hovedregel reskontroføres, altså salg med forskuddsbetaling eller kreditt. Her er det imidlertid verdt å få med seg at selv om internettsalg og salg med oppkrav ikke er kontantsalg i dokumentasjonsreglene og dermed skal faktureres, så er de fortsatt kontante salg som normalt ikke kreves reskontroført.

Forvirret? 

Trenger du å lære mer?

Regnskap Norge har kurs - klikk her!