Dokumentasjon av balansen

Ofte stilte spørsmål om hvilken dokumentasjon som kreves på noen av balansepostene. Vær klar til årsoppgjøret!

Dokumentasjon av balansen skal underbygge balansepostenes fullstendighet, realitet og nøyaktighet og skal dokumenteres med mindre de er ubetydelige.

Dokumentasjon kan være med eksterne bekreftelser, opptelling av fysisk beholdning eller annen dokumentasjon som for eksempel avstemming. Når de skattemessige verdiene avviker fra de regnskapsmessige, skal også disse dokumenteres.

Hjemmel: Bokføringsloven § 11,  Bokføringsforskriften kapittel 6 og NBS 5

Ofte stilte spørsmål

Trenger man å dokumentere alle bokførte driftsmidler med kjøpsbilag eller utskrift av transaksjonene på hovedbokskontoen?

Som oftest vil utskrift fra anleggskartoteket være god nok dokumentasjon av regnskapsmessig verdi. Noteopplysningene kan også dokumentere balanseført verdi. Skattemessig verdi dokumenteres med avskrivningsskjema (RF-1084). Det er ikke nødvendig å vedlegge selve kjøpsfakturaen; det er tilstrekkelig med en henvisning til bilagsnummer (og eventuelt årstall) for dokumentasjon av tilgang og avgang av driftsmidlene. En utskrift av transaksjonene på hovedbokskontoene er heller ikke nødvendig, da dette ivaretas i spesifikasjonene av pliktig regnskapsrapportering. Eventuell nedskrivning må dokumenters med den regnskapsmessige disposisjonen som viser årsaken til nedskrivningen.

Hjemmel: NBS 5 punkt 6 og 7, Bokføringsforskriften § 6-4 og § 5-12

Hvordan skal periodiseringer som forskuddsbetalinger og påløpte kostnader og inntekter dokumenteres?

For forskuddsbetalinger vil henvisning til opprinnelig bilag og opplysning om beregningsmetode dokumentere opplysningene. Dokumentasjon av avsetninger for påløpte kostnader og inntekter må vise til den regnskapsmessige disposisjonen som viser grunnlaget for vurderingen.

Hjemmel: Bokføringsforskriften § 6-4. NBS 5 punkt 6 og 7

Må bankavstemming vedlegges som dokumentasjon av bankinnskudd?

Bankinnskudd skal dokumenteres med årsoppgave/kontoutskrift fra banken. Det er kun når det er uoverensstemmelse mellom disse at det trengs ytterligere dokumentasjon, som for eksempel bankavstemming. Avstemmingen må da vise hva som utgjør forskjellen mellom bokført saldo og saldo i henhold til oppgave fra banken.

Hjemmel: Bokføringsforskriften § 6-2 og NBS 5 punkt 10

Hva kan dokumentere aksjeinvesteringer?

Finansielle instrumenter som er registrert i et verdipapirregister skal dokumenteres med oppgaver fra et verdipapirregister over verdipapirbeholdning. Investering i ikke børsnoterte aksjer kan dokumenteres gjennom aksjonæroppgaver, aksjeeierbok, aksjeeierbevis, oppgave fra kapitalforvalter eller gjennom noteopplysninger om eierforhold i årsregnskapet til investeringsobjektet.

Hjemmel: Bokføringsforskriften § 6-3 og NBS 5 punkt 6

Hvordan skal varelageret dokumenteres?

Dokumentasjonen skal inneholde en spesifisert oppstilling over det reelle fysiske lageret av varer i den bokføringspliktiges eie. Oppstillingen skal vise varens art, kvantum, verdi (anskaffelseskost) for hver enkelt vare, og en summeringskolonne for de spesifiserte verdiene. Varer verdsatt til virkelig verdi (ukurante varer) må skilles ut i egen gruppe i dokumentasjonen slik at det fremgår hvilke varer som er nedskrevet, og som dermed har ulik regnskapsmessig- og skattemessig verdi. Det er ikke krav til signering av tellelistene, men det skal fremkomme hvem som har foretatt varetellingen og hvilken dato tellingen ble gjennomført.

Hjemmel: Bokføringsforskriften § 6-1