Frigjøring av tid

Årsaken til dette begrunnes ulikt, dels for mange kunder som skal betjenes, dels manglende kapasitet på andre tjenesteområder og dels systembegrensninger. Samtidig hører vi at stresset rundt frister er mindre nå enn før. Vi kan konkludere at kilden til tidstyvene er varierte og bedriftsspesifikke. Målet er å identifisere dem, og endre prosesser og rutiner for å frigjøre tid.

Digitaliseringen i vår bransje har tre sider ved seg, det skaper meroppgaver (eksempelvis A-ordningen), det skaper nye tjenester (EHF-fakturering, HR, IT) og det blir mer effektivt å jobbe (eksempelvis Altinn). Den perioden vi er inne i nå vedrørende digitalisering er krevende, forventede effekter av forenklinger og effektivitet har ikke blitt synliggjort i hverdagen. Det er mange som hevder at digitaliseringen har medført en tyngre arbeidsdag. Dette er nok begrunnet med en tidlig adopsjon av teknologiske løsninger som EHF-fakturaer, samt at effekten av A-ordningen har ikke klart å sette seg helt i hverdagen.

Frigjøring av tid i regnskapsbedriften er ikke et prosjekt med en definert avslutning. Regnskapsbedriften må definere dette mer som en bedriftskultur. Med det menes at hver ansatt til stadighet skal se etter inkrementelle endringer som kan bidra til en effektiv hverdag. Noen større aktiviteter må nok organiseres som et prosjekt, eksempelvis bytte av IT-system, utvikling av nye tjenesteleveranser mv.

Hvordan bør bedriften gå frem?

Noen råd på veien:

1. Ikke begynn med alle prosesser og rutiner samtidig. Velg først en rutine, eksempelvis prosess for håndtering av inngående fakturaer for kunder, og optimaliser denne. Deretter ta utgående fakturaer, lønnstransaksjoner, bankrutiner mv. Noen av prosessene er gjensidig avhengig av hverandre, eksempelvis fakturaer og bankrutiner, og bør derfor sees på samtidig.
2. Ledelsen må forstå at dette er en investering i tid som fremover skal gi mer ledig tid tilbake. Ledelsen må vise glød rundt endringsprosessene!
3. Alle medarbeidere må involveres selv om noen medarbeidere konkret jobber med frigjøring av tid på delprosesser. Eierskap og felles forståelse er viktig for suksess.
4. Gi belønning til de medarbeidere som kommer opp med forbedringsforslag. Det er endog et skattefritt gode!
5. Ha tavlemøter. Kartlegg dagens rutiner på en vegg. Gråpapir og post-it-lapper fungerer utmerket til å kartlegge og forbedre.
6. Medarbeidere må utfordre hver identifiserte aktivitet i prosessen for å se om det kan gjøres bedre, eller at rutinen rett og slett kan fjernes. Hvem som gjør hva, og i hvilken rekkefølge, har stor innvirkning på tidsbruken.
7. Identifiser noen sentrale måltall (KPI’er) som kan måle forbedringer i prosessene. Eksempelvis tid pr transaksjon, antall transaksjoner pr medarbeider, antall kundehenvendelser pr dag mv. Rapporter løpende på målene for å motivere og dele suksesshistorier internt.
8. Se om arbeid kan gjøres mer spredt slik at arbeidsmengden rundt datoer for innleveringer av pliktig rapportering kan reduseres. Dette kan kreve at kunden må endre sine rutiner de har mot dere.
9. Se om andre IT-systemer på markedet kan gjøre deler av prosessene bedre enn dagens systemer. Er det nisjesystemer som er spesielt gode og effektive for et punkt i prosessen? Kan dette systemet integreres på en enkel måte?
10. Bruk timeregistreringssystemet aktivt for å registrere tiden som brukes på alle arbeidsoppgaver, interne som kunderettede oppgaver. Bruk statistikken for å bedre forstå hva medarbeidere bruker tiden til. Dette inkluderer også å synliggjøre levert rådgivning overfor kunden.
11. Ikke vær redd for å utfordre kundeporteføljens sammensetning. Kan vi si opp kunder som er tidstyver og har svak lønnsomhet? En bedriftsleder har ansvaret for å skape en lønnsom virksomhet, det er ikke en menneskerett å ha deg som regnskapsfører.
12. Ikke vær redd for å feile. Den bedriften som ikke prøver ut forbedringer er antageligvis verre stilt enn den som prøver å forbedre prosessene sine etter beste evne.

Hva skal den frigjorte tiden benyttes til?

1. Utvikle bedriften din. Sette strategisk retning, sikre rett kompetanseutvikling for medarbeiderne og vurdere ny teknologi.
2. Utvikle og levere nye tjenester til kunder
3. Gjøre mersalg på eksisterende kunder
4. Få nye kunder som passer ny leveranseprofil for regnskapsbedriften.
5. Vær varsom med å bruke frigjort tid til å skaffe flere bokføringskunder! Dette kan skape nye utfordringer på tidspresset og kan være krevende lønnsomhetsmessig på lengre sikt.